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Êtes-vous prêt pour Microsoft Office 365 pour les organismes à but non lucratif?

Déterminez si votre organisme est admissible au passage à Office dans le nuage 

Par: TechSoup Global

10 septembre 2013

Votre personnel est-il réparti sur des sites différents? Disposez-vous d'un budget limité pour l'assistance informatique et, par exemple, les installations et les mises à niveau? Votre personnel et les bénévoles de votre organisme ont-ils besoin de travailler à partir de dispositifs personnels, tels que leur téléphone intelligent ou tablette? Votre organisme à but non lucratif ou de charité est peut-être prêt à migrer vers le nuage. Mais peut-être éprouvez-vous quelques inquiétudes à l'idée de travailler en ligne, notamment si vous traitez des informations sensibles. Microsoft Office 365 pour les organismes à but non lucratif vous permet de disposer des deux environnements: l'environnement sécurisé avec toutes les fonctions disponibles des logiciels installés et l'accès collaboratif, où que vous soyez, au nuage.

Les organismes à but non lucratif et de charité admissibles peuvent désormais recevoir sous forme de don ou à prix réduit les nouvelles versions d'Office 365, spécialement adaptées aux besoins des organismes à but non lucratif. La taille de ces organismes pouvant être extrêmement variable et les besoins technologiques variés, quatre programmes sont proposés.

Avantages d'Office 365

Office 365 donne une nouvelle dimension aux fonctions de traitement de texte, d'analyse de données, de communication et de productivité d'Office, avec lesquelles votre personnel est déjà familiarisé. Les principaux avantages de cette nouvelle version sont les suivants :

  • Office Web Apps. Vous rentrez du travail et réalisez que vous avez oublié de mettre à jour un document important. Que faire? Avec Office Web Apps, vous pouvez ouvrir, afficher et modifier vos documents directement dans votre navigateur (Internet Explorer, Chrome, Firefox ou Safari) sur l'ordinateur de votre domicile. Votre personnel peut utiliser Office Web Apps sur un total de cinq dispositifs personnels, ce qui leur offre une grande flexibilité car ils peuvent travailler où et quand ils le souhaitent.
  • Messagerie hébergée. Avec Microsoft Exchange Online, vous pouvez accéder à vos messages, à vos agendas partagés et à vos contacts depuis votre PC, Mac, téléphone intelligent ou tablette sans avoir à configurer de VPN ou d'accès distant à votre bureau. Office 365 offre à chaque utilisateur un espace de stockage de messagerie de 25 Go, la taille de chaque pièce jointe pouvant atteindre jusqu'à 25 Mo.
  • Partage de documents. Partagez simplement les documents avec vos collègues grâce à SharePoint Online, qui s'apparente à un dépôt de documents en ligne dans le nuage. Vous pouvez même modifier les documents en même temps que les autres utilisateurs, ce qui constitue un gain de temps précieux.
  • Collaboration en haute définition. Microsoft Lync Online est un outil tout-en-un pour les appels vidéo, les conférences en ligne, la messagerie instantanée et les appels vocaux. Avec la visioconférence en haute définition (HD), vous pouvez vous réunir et collaborer avec votre personnel et les bénévoles de votre organisme, même lorsqu'ils sont en déplacement. Lync Online comprend une fonction de prise de notes qui vous permet de noter les idées et les remarques d'intérêt pendant vos réunions.
  • Sécurité et confidentialité. Outre la protection intégrée contre les courriers indésirables et les logiciels malveillants, Office 365 vous permet également de doter vos périphériques mobiles de fonctions de sécurité. Votre personnel informatique peut gérer et personnaliser les options de sécurité de votre organisme à partir d'une console unique (centre d'administration basé sur le Web). Si votre organisme traite des informations sensibles, vos données seront protégées dans le nuage. Office 365 est conforme aux normes de l'industrie, dont HIPAA, FISMA, BAA et d'autres encore.
  • Assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous n'avez pas d'équipe informatique joignable par téléphone? Office 365 vous permet de bénéficier d'une assistance professionnelle, joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour résoudre tous vos problèmes, qu’ils soient critiques ou mineurs (suivant le programme choisi par votre organisme).

Choix du programme adéquat

Les organismes à but non lucratif et de charité présentent des besoins variés en termes de personnel et de complexité technique, c'est pourquoi il n'y a pas un programme Office 365 unique. Deux programmes de don sont disponibles:

  • Office 365 Petite Entreprise pour les organismes à but non lucratif
  • Office 365 Entreprise E1 pour les organismes à but non lucratif

Les programmes de don n'incluent pas la version installée complète d'Office (qui comprend Word, Excel, PowerPoint, etc.). Pour compléter ces programmes Office 365 gratuits, vous pouvez faire la demande de la dernière version d'Office via TechSoup Canada. Office Standard 2013 est disponible pour les organismes à but non lucratif admissibles moyennant le paiement des frais administratifs s'élevant à 25 dollars, et Office Professionnel Plus 2013 moyennant le paiement des frais administratifs de 33 dollars.

Les organismes admissibles peuvent également bénéficier d'une mise à niveau vers les programmes à prix réduits, qui permettent de recevoir les applications de bureau Office. Grâce à ces programmes, votre personnel peut utiliser les applications Office sur un maximum de cinq dispositifs par utilisateur. Les programmes à prix réduit sont les suivants :

  • Office 365 Petite Entreprise Premium pour les organismes à but non lucratif (2 $ CAD par utilisateur et par mois)
  • Office 365 Entreprise E3 pour les organismes à but non lucratif (4,50 $ CAD par utilisateur et par mois)

Les programmes Petite Entreprise s'adressent aux organismes à but non lucratif de petite taille, comptant de 1 à 10 utilisateurs et sans personnel informatique sur site. En revanche, les versions Entreprise sont destinées aux organismes de toute taille qui utilisent un réseau client/serveur, comme Windows Server.

Comparatifs des fonctionnalités des programmes

Fonctionnalités Office 365 Petite Entreprise
Office 365 Entreprise
Office 365 Petite Entreprise pour les organismes à but non lucratif
bientôt
Office 365 Petite Entreprise Premium pour les organismes à but non lucratif
bientôt
Office 365 Entreprise E1 pour les organismes  à but non lucratif Office 365 Entreprise E3 pour les organismes à but non lucratif
Prix Gratuit 2 $ CAD par utilisateur et par mois Gratuit 4,50 $ CAD par utilisateur et par mois
Abonnement aux applications de bureau (Word, Excel, PowerPoint, etc.) pour cinq PC/Mac par utilisateur  Non inclus
(plus Microsoft Access)
Non inclus
(plus Microsoft Access)
Messagerie courriel hébergée
Partage simple de fichiers Non inclus
Visioconférence HD et messagerie instantanée Non inclus
Office Web Apps (pour afficher et modifier les fichiers Office dans un navigateur Web) Affichage des pièces jointes uniquement
Site Web public (sans frais d'hébergement supplémentaires) Non inclus
Office Mobile Apps (pour afficher et modifier les documents Word, Excel et PowerPoint avec un Windows Phone) Non inclus Non inclus Non inclus
Site intranet pour vos équipes Non inclus Non inclus
Intégration à Active Directory: gestion des données de connexion et droits des utilisateurs Non inclus Non inclus

Service de messagerie avancé :

  • Fonctions d'archivage et de conservation  légale
  • Protection contre la perte de données
  • Gestion des droits d'accès aux informations
Non inclus Non inclus Non inclus
Assistance technique par téléphone 24h/24, 7j/7

Migration et maintenance

Office 365 est conçu pour simplifier le plus possible les tâches informatiques pour que vous puissiez vous concentrer sur la mission de votre organisme. Pour les organismes à but non lucratif qui n'ont pas de personnel informatique, le portail d'administration Office 365 permet aux techniciens néophytes de configurer les paramètres et de personnaliser les services en fonction des besoins de leur personnel. Rendez-vous sur fasttrack.office.com pour une assistance détaillée concernant la migration vers Office 365.

Comment recevoir Office 365

Pour déterminer si votre organisme est admissible à recevoir sous forme de don ou à prix réduit les versions d'Office 365, visitez le site Microsoft Office 365 pour les organismes à but non lucratif.

Les organismes à but non lucratif et non gouvernementaux doivent détenir un statut reconnu d’organisme de bienfaisance dans leur pays respectif afin d'être admissibles aux programmes Microsoft pour les organismes à but non lucratif. Les organismes admissibles seront à but non lucratif et auront comme mission le mieux-être de la communauté locale. Cette mission pourra inclure, mais sans s’y limiter :

  • Le soulagement de la pauvreté
  • L'avancement de l'éducation
  • L'amélioration de la sécurité sociale
  • La préservation de la culture
  • La préservation ou la restauration de l'environnement
  • La promotion des droits de la personne
  • L'établissement de la société civile